PDF Dateien optimieren - Speichern unter optimiertes PDF

Einstellungen
Kompatibilität herstellen für...
Bilder
Schriften
Transparenz
Objekte löschen
Benutzerdaten verwerfen
Bereinigen
Optimierte PDF Datei speichern

Einleitung

In diesem Tutorial werden wir Ihnen eine weitere Möglichkeit vorstellen, wie Sie Ihre PDF Dateien mit Hilfe von Adobe Acrobat X Pro für die Erstellung von ePapern optimieren können. Bitte beachten Sie, dass sich die hier beschriebenen Funktionen und Einstellungen in anderen Acrobat Versionen an anderen Stellen befinden oder unter anderen Namen implementiert sein können. Dennoch bieten auch ältere Versionen gute Möglichkeiten, Auflösungen und Transparenzen zu reduzieren, geteilte Bilder zusammen zu führen sowie im Web nicht benötigte Daten aus einer PDF Datei zu entfernen. Dadurch lassen sich nicht nur Darstellungsfehler in unseren ePapern korrigieren bzw. vermeiden, sondern auch die Performance der ePaper lässt sich oftmals zusätzlich steigern, da Ihre Daten im Web schneller und besser angezeigt werden.

Datei als optimiertes PDF speichern

Sie haben die PDF Datei bereits mit Hilfe der Preflight Funktionen in den PDF Standard A-1b konvertiert und erhalten trotzdem Fehldarstellungen im ePaper?
Das Tutorial PDF-Konvertieren finden Sie hier
.

Sie haben unter den ePaper Vorgaben bereits sämtliche Optimierungsfunktionen des CMS getestet und konnten das Problem nicht zufriedenstellend beheben?
Mehr zu den Optimierungsfunktionen finden Sie hier
.

Dann bleibt Ihnen noch die Möglichkeit, die Datei als Optimiertes PDF zu speichern. Öffnen Sie dazu Ihre Original-Datei im Adobe Acrobat. Klicken Sie auf Datei um das Dropdown Menü zu öffnen und fahren Sie mit der Maus über den Punkt Speichern unter, um sich die weiteren Speicheroptionen anzeigen zu lassen. Wählen Sie aus dem ausgeklappten Menü die Option Optimiertes PDF.

01.pdf_optimieren_II_speichern_unter.png

 

Nach einer kurzen Prüfung der Datei öffnet sich das Fenster für die PDF-Optimierung. Auf der linken Seite dieses Fensters sehen Sie, jeweils in Gruppen bzw. Rubriken zusammengefasst, was Sie optimieren können, z.B. Bilder, Schriften, Transparenz etc. Je nachdem welche der Rubriken Sie per Mausklick anwählen, ändert sich das Dialogfeld in der rechten Seite des Fensters. Die zur Rubrik gehörigen Einstellungen werden angezeigt.

02.pdf_optimieren_II_optimierungs_fenster.png

Wenn Sie für eine der Rubriken keine Optimierung wünschen, dann können Sie das Häkchen aus der zugehörigen Checkbox entfernen. So werden die Funktionen der Rubrik bei der Ausführung der Optimierung deaktiviert. Im Folgenden werden wir die einzelnen Rubriken nacheinander durchgehen und erläutern.

Einstellungen

03.pdf_optimieren_II_optimierungs_fenster_einstellungen.png

 

Zum Verwenden der Standardeinstellungen wählen Sie im Dropdown Menü „Einstellungen“ die Option „Standard“. Wenn Sie im Dialogfeld „PDF-Optimierung“ Einstellungen ändern, wechselt die Option im Menü „Einstellungen“ automatisch zu „Benutzerdefiniert“. Manchmal genügt es bereits, im Zusammenspiel mit den Einstellungen unter „Kompatibilität herstellen für...“, die Standardeinstellungen zu verwenden.

Kompatibilität herstellen für...

04.pdf_optimieren_II_optimierungs_fenster_einstellungen_kompatibilit_tsebenen.png

Im Bild oben gelb markiert, sehen Sie den Bereich, in welchem Ihnen die aktuelle Version einer PDF Datei angezeigt wird. Wählen Sie im Menü „Kompatibilität herstellen für“ die Option „Vorhandene beibehalten“, um die aktuelle PDF-Version der Datei zu behalten, oder wählen Sie Acrobat-Version „Acrobat 4.0und höher“ aus. Dadurch konvertieren Sie ein Dokument in die PDF-Version 1.3. Laut Adobe bietet diese Version keine Unterstützung für Grafiken mit Live-Transparenzeffekten. Alle Transparenzen sollten bei der Konvertierung in PDF 1.3 reduziert werden. Die Acrobat-Version „Acrobat 4.0und höher“ ist nach wie vor der angegebene Standard in unseren PDF Anforderungen.

Wenn Sie wissen, dass im PDF Dokument keine Transparenzenvorhanden sind (indem Sie es z.B. vorher über die Preflightfunktionen auf Kompatibilität zum PDF A Standard geprüft haben), können Sie auch testen, ob Ihnen die Acrobat-Version „Acrobat 5.0und höher“ ein besseres Ergebnis beim Rendern liefert. Laut Adobe werden in dieser Version keine Ebenen unterstützt und bei der Konvertierung in PDF 1.4 sollten somit die Ebenen reduziert werden.

Von der Verwendung aller weiteren Acrobat Versionen, die Sie über diese Einstellung wählen können, raten wir ab.

Bilder

Die Rubrik Bilder der PDF-Optimierung ermöglicht das Auswählen von Optionen für das Komprimieren von Farb-, Graustufen- und Schwarzweißbildern sowie für die Neuberechnung. Die Einstellungen, die andere Acrobat Versionen als 4.0 und 5.0 betreffen, sind für dieses Tutorial irrelevant.

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Die Option „Neuberechnung“ reduziert die Dateigröße durch Verringerung der Bildauflösung, indem die Farben der Originalpixel zu größeren Pixeln zusammengeführt werden.

Über die „Komprimierung“ wird die Dateigröße durch Entfernen unnötiger Pixeldaten reduziert. Im Allgemeinen werden bei der JPEG-Komprimierung bessere Ergebnisse für Fotos mit graduellen Farbübergängen erzielt. Die ZIP-Komprimierung ist besser für Illustrationen mit großen Bereichen aus Vollton-Flächenfarben oder bei Mustern aus Flächenfarben geeignet. Bei Schwarzweißbildern erzielt die JBIG2-Komprimierung bessere Ergebnisse als die CCITT-Komprimierung.

Die Einstellungen der Qualität ist nur für das JPEG-Format verfügbar. Die JPEG-Komprimierung ist in der Regel verlustreich, d. h., es werden immer Pixeldaten entfernt. Bei einer JPEG-Komprimierung mit Verlusten können die verschiedenen Qualitätsgrade „Minimal“, „Niedrig“, „Mittel“, „Hoch“ und „Maximal“ auf Farbbilder angewendet werden. Die Komprimierung für Schwarzweißbilder ist verlustfrei. Ausgenommen hiervon ist die JBIG2-Komprimierung, die auch eine Option zur Komprimierung mit Verlusten bietet. Letztere steht aber auch erst ab der Kompatibilität zu Acrobat 5.0 zur Verfügung.

Ausserdem sollten Sie die Checkbox für „Bilder nur bei Größenreduzierung optimieren“ beachten. Bei Auswahl dieser Option wird die Optimierung des jeweiligen Bildes übersprungen wenn die Bildeinstellung eine erhöhte Dateigröße verursacht. Sie sollten diese Funktion also deaktivieren, wenn Sie sicher stellen wollen, dass alle Bilder gemäß Ihren Einstellungen optimiert werden.

Schriften

Alle Schriften, die im ePaper verwendet werden sollen, müssen in der PDF Datei eingebettet sein. Um sicher zu stellen, dass keine Einbettung für eine Schrift bei der Optimierung aufgehoben wird, müssen Sie in der Rubrik „Schriften“ das Häkchen in der Checkbox „Einbettung für keine Schrift aufheben“ setzen.

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Transparenz

Die PDF-Optimierung wendet Transparenzoptionen auf alle Seiten des Dokuments an, bevor andere Optimierungsoptionen zum Einsatz kommen. Wenn Sie die Kompatibilitätseinstellung „Acrobat 4.0 oder höher“ auswählen, werden Transparenzen in der Datei bei der Optimierung reduziert. Dadurch wird die Kompatibilität mit Acrobat 4.0 und älter sichergestellt. Diese Versionen unterstützen keine Transparenzen, weswegen wir Ihnen diese Prozedur empfehlen.

Wenn Sie andere Kompatibilitätseinstellung nutzen, können Sie die Einstellungen in dieser Rubrik verwenden, um die Transparenz und damit die Dateigröße zu reduzieren. Bei der Reduzierung wird die Transparenz in die Grafik integriert, indem diese in vektorbasierte und gerasterte Bereiche aufgeteilt wird. Die PDF-Optimierung wendet Transparenzoptionen auf alle Seiten des Dokuments an, bevor andere Optimierungsoptionen zum Einsatz kommen.

Sind Sie Experte im Umgang mit Acrobat, können Sie eigene Reduzierungsvoreinstellungen erstellen. Diese werden dann bei den Standardvorgaben im Dialogfenster mit angezeigt.

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Objekte löschen

Unter dieser Rubrik können Sie Objekte festlegen, die aus dem PDF Dokument entfernt werden sollen. Außerdem können Sie hier Kurven in CAD-Zeichnungen optimieren. Sie können in Acrobat und anderen Anwendungen erstellte Objekte löschen. Beim Auswählen eines Objekts werden alle Vorkommen des Objekts im PDF-Dokument entfernt.

Im folgenden Bild sind die Optionen, die Sie für die Optimierung über die jeweiligen Checkboxen ohne Bedenken aktivieren können, grün und die, welche sie niemals aktivieren sollten, rot markiert. Gelb hervorgehoben sind empfohlene Funktionen, die oft, allerdings nicht in allen Fällen die Darstellung verbessern. Alle Weiteren, nicht markierten Optionen dieser Liste haben keinen direkten Einfluss auf das endgültige ePaper, reduzieren aber dennoch die Größe der PDF Datei. Sie können entscheiden, welche Funktionalität dem Endnutzer in der Download PDF erhalten bleiben soll, bevor Sie die Optionen aktivieren.

08.pdf_optimieren_II_optimierungs_fenster_objekte_l_schen.png

Im Folgenden finden Sie die Beschreibung der einzelnen Optionen dieser Rubrik mit einigen kurzen Anmerkungen.

  • Alle Senden-, Import- und Zurücksetzen-Aktionen für Formulare löschen: Deaktiviert alle Aktionen bezüglich des Sendens oder Imports von Formulardaten. Formularfelder werden zurückgesetzt. Diese Option behält Formularobjekte bei, die mit Aktionen verknüpft sind.

  • Formularfelder reduzieren: Macht Formularfelder unbrauchbar, ohne ihr Erscheinungsbild zu ändern. Formulardaten werden mit der Seite zusammengefügt und werden Seiteninhalt.

  • Alle JavaScript-Aktionen löschen: Entfernt alle Aktionen im PDF-Dokument, die JavaScript verwenden. Laut PDF Standard A-1b sind diese Aktionen nicht zugelassen.

  • Alle alternativen Bilder löschen: Entfernt alle Versionen eines Bilds mit Ausnahme der Version für die Anzeige am Bildschirm. Einige PDF-Dokumente enthalten mehrere Versionen des gleichen Bilds für verschiedene Zwecke, beispielsweise zur Anzeige am Bildschirm, mit geringer Auflösung und zum Drucken, mit hoher Auflösung. Diese Option sollten Sie aktivieren, denn Sie benötigen keine alternativen Bilder im ePaper und im Web.

  • Eingebettete Seitenminiaturen verwerfen: Entfernt eingebettete Seitenpiktogramme. Diese Funktion ist insbesondere bei großen Dokumenten nützlich, bei denen die Anzeige der Miniaturseiten nach dem Klicken auf die Schaltfläche „Seitenminiaturen“ sehr lange dauern kann.

  • Dokument-Tags verwerfen: Entfernt Tags aus dem Dokument. Damit werden auch die Ausgabehilfe- und Umfließungsmöglichkeiten des Texts entfernt.

  • Geglättete Linien in Kurven konvertieren Reduziert die Anzahl der Steuerpunkte, die in CAD-Zeichnungen zur Kurvenbildung herangezogen werden. Dies ergibt kleinere PDF-Dateien, die schneller auf den Bildschirm geladen werden. Beim Konvertieren ins ePaper sind CAD-Zeichnungen und Vektorgrafiken ein kostspieliger und fehleranfälliger Prozess. Möchten Sie solche Objekte im ePaper darstellen, dann sollten Sie diese Grafiken bereits beim Erstellen der PDF rastern.

  • Bild-Fragmente erkennen und zusammenführen: Sucht nach Bildern oder Masken, die in dünne Teilbereiche fragmentiert sind und versucht, diese Teile wieder in einem Bild bzw. einer Maske zusammenzuführen. Dadurch wird die Anzahl der Objekte im PDF reduziert was sich positiv auf den Renderprozess des ePapers auswirkt. Allerdings kann diese Einstellung in einigen Fällen zu Darstellungsfehlern im PDF führen. So können z.B. Haarlinien an den Rändern der Bild-Objekte entstehen, oder Bilder durch einige Fragmente überlagert werden. Sie sollten daher das PDF nach einer Optimierung mit dieser Funktion sorgfältig kontrollieren.

  • Eingebettete Druckeinstellungen verwerfen: Entfernt eingebettete Druckeinstellungen wie Seitenskalierung und Duplexmodus aus dem Dokument. Diese Option sollten Sie aktivieren, denn Sie benötigen keine Druckeinstellungen, weder im ePaper, noch in der Download PDF.

  • Eingebetteten Suchindex verwerfen: Entfernt eingebettete Suchindexe, wodurch die Dateigröße reduziert wird.

  • Lesezeichen löschen: Entfernt alle Lesezeichen aus dem Dokument. Wenn im PDF Lesezeichen zum Import in das Inhaltsverzeichnis des ePapers angelegt wurden, dürfen Sie diese Funktion nicht aktivieren.

Benutzerdaten verwerfen

Unter dieser Rubrik können persönliche Informationen aus dem PDF entfernt werden, die nicht an andere verteilt oder freigegeben werden sollen. Im folgenden Screenshot sehen Sie rot markiert die Funktionen, die direkten Einfluss auf ein zu erstellendes ePaper haben können. Die Funktionen, die Sie nutzen sollten, sind grün hervorgehoben. Gelb unterlegt ist eine Funktion, die nach unserer Auffassung nicht zureichend von Adobe beschrieben wurde. Alle nicht markierten Funktionen haben nur Einfluss auf die PDF Datei und Sie können selbst entscheiden, ob sie diese nutzen wollen.

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Im Folgenden finden Sie wiederum die Beschreibung der einzelnen Optionen dieser Rubrik mit einigen kurzen Anmerkungen.

  • Alle Kommentare, Formulare und Multimedia-Elemente verwerfen: Entfernt alle Kommentare, Formulare, Formularfelder und Multimedia-Elemente aus dem PDF-Dokument. Dabei werden unter anderem aber auch Verknüpfungsrahmen gelöscht, die für die automatische Linkerkennung im ePaper benötigt werden. Nutzen Sie diese Funktion nur, wenn Sie sicher sind, dass Sie die automatische Linkerkennung im ePaper nicht nutzen wollen.

  • Dokumentinformationen und Metadaten verwerfen: Entfernt Informationen im Dokumentinformationswörterbuch und alle Metadaten-Streams.

  • Alle Objektdaten verwerfen: Entfernt alle Objekte aus dem PDF-Dokument. Leider beschreibt Adobe nicht, welche Objekte genau durch die Funktion betroffen sind. Bei den Tests zu diesem Tutorial, ergaben sich aus der Verwendung dieser Funktion keine negativen Nachteile. Auch Verknüpfungsrahmen blieben im Dokument erhalte. Somit steht zumindest fest, dass doch nicht alle Objekte entfernt werden.

  • Dateianlagen verwerfen: Entfernt alle Dateianlagen, einschließlich Anlagen, die dem PDF als Kommentare hinzugefügt wurden. Bei der PDF-Optimierung werden keine angehängten Dateien optimiert. Im ePaper spielen Dateianlagen keine Rolle.

  • Externe Querverweise verwerfen: Entfernt Verknüpfungen mit anderen Dokumenten. Verknüpfungen mit Stellen im PDF-Dokument werden nicht gelöscht. Diese Funktion entfernt zwar keine Verknüpfungsrahmen, aber URL- und E-Mail Adressen werden unbrauchbar für das ePaper. Nutzen Sie diese Funktion nur, wenn Sie sicher sind, dass Sie die automatische Linkerkennung im ePaper nicht nutzen wollen.

  • Persönliche Daten anderer Anwendungen löschen: Entfernt Informationen aus einem PDF-Dokument, die nur für die zur Erstellung verwendete Anwendung von Nutzen sind. Dies hat keinen Einfluss auf die Funktionalität des PDF-Dokuments, reduziert jedoch die Dateigröße. Diese Funktion können Sie ohne Bedenken aktivieren.

  • Versteckten Ebeneninhalt löschen und sichtbare Ebenen reduzieren: Verringert die Dateigröße. Das optimierte Dokument sieht wie das PDF-Original aus, enthält jedoch keine Ebeneninformationen. Für den Renderprozess des ePapers ist eine flache Ebenenstruktur von Vorteil. Diese Funktion sollten Sie aktivieren. Wenn Sie allerdings die Kompatibilitätseinstellung Acrobat 4.0 oder 5.0 eingestellt haben, sollten Ebenen auch ohne diese Funktion bereits reduziert werden.

Bereinigen

Unter der Rubrik „Bereinigen“ können Sie nutzlose Elemente aus dem Dokument entfernen. Hierzu zählen Elemente, die entweder veraltet oder für die geplante Nutzung unnötig sind. Auf dem folgenden Bild sind die Funktionen, die Sie nutzen sollten grün markiert. Die kritischen Funktionen sind gelb hervorgehoben.

10.pdf_optimieren_II_optimierungs_fenster_bereinigen.png

 

Natürlich werden wir Ihnen auch die Funktionen dieser Rubrik im Folgenden etwas näher erklären.

  • Objektkomprimierung – Optionen: Für die Kompatibilitätseinstellung zu Acrobat 4.0 oder 5.0 können Sie über das Dropdown Menü bestimmen, ob komprimiert werden soll oder nicht. Generell ist die Komprimierung zu empfehlen.

  • Unkomprimierte Streams mit Flate-Komprimierung komprimieren: Wendet auf alle unkomprimierten Streams Flate-Komprimierung an.

  • LZW-Komprimierung durch Flate-Komprimierung ersetzen: Wendet auf den gesamten Seiteninhalt und alle Bilder mit LZW-Komprimierung die Flate-Komprimierung an. Laut PDF Standard A-1b ist die Verwendung von LZW ausgeschlossen. Sie sollten diese Funktion also nutzen.

  • Ungültige Lesezeichen verwerfen: Entfernt Lesezeichen, die auf gelöschte Seiten des Dokuments verweisen.

  • Ungültige Links verwerfen: Entfernt Verknüpfungen zu ungültigen Zielen. Nicht angegeben sind dabei was für Adobe ungültige Ziele sind. Nutzen Sie diese Funktion besser nur, wenn Sie sicher sind, dass Sie die automatische Linkerkennung im ePaper nicht nutzen wollen.

  • Nicht referenzierte benannte Ziele verwerfen: Entfernt benannte Ziele, die nicht intern aus dem PDF-Dokument heraus referenziert werden. Da diese Option keine Verknüpfungen von anderen PDF-Dateien oder Websites prüft, ist auch diese nur zu verwenden, wenn Sie keine Links über Verknüpfungen im PDF erstellt haben.

  • Seiteninhalt optimieren: Konvertiert alle Zeilenendezeichen in Leerzeichen, wodurch die Flate-Komprimierung optimiert wird.

  • PDF für schnelle Webanzeige optimieren: Strukturiert ein PDF-Dokument so um, dass ein seitenweises Herunterladen von einem Webserver möglich ist. Das hat zwar keine Auswirkung auf ein ePaper, aber sehr wohl auf die Download PDF.

Optimierte PDF Datei speichern

Nachdem Sie alle Einstellungen und Optimierungsfunktionen festgelegt haben, können Sie die Optimierung durch einen Klick auf die Schaltfläche OK starten. Im Anschluss daran sollte sich das Dialogfenster zum Speichern der Datei öffnen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Originaldatei nicht überschreiben, da auch bei dieser Form der Optimierung Fehler auftreten können. Geben Sie also einen alternativen Dateinamen an, indem Sie z.B. im Namen vermerken, dass Sie die Datei optimiert haben. Wenn Sie ganz sicher gehen wollen, können Sie auch vor dem Optimieren eine Arbeitskopie erstellen und diese verwenden.

11.pdf_optimieren_II_speichern.png

Nach dem Speichern empfiehlt es sich, die PDF nochmals über die Preflightfunktion von Acrobat nach PDF A-1b zu konvertieren. Das Tutorial dazu finden Sie hier.

Wir hoffen sehr, dass wir Ihnen mit diesem Tutorial weiter helfen konnten und wünschen Ihnen viel Erfolg!

 

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Kommentare

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    Jörn Greulich

    ich suche jemanden der die Pdf Dateien für mich umwandelt.als Blätterdatei gegen Bezahlung !